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本報訊 記者昝妍 通訊員舒心報道 寧夏財政廳日前印發(fā)《寧夏回族自治區(qū)政府采購檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），進一步加強政府采購檔案管理工作，留住政府采購各環(huán)節(jié)的“痕跡”，做到采購全過程有據(jù)可查。《辦法》自今年8月1日起施行，有效期至2026年7月31日。

據(jù)寧夏財政廳相關負責人介紹，對于政府采購檔案管理目前全國范圍內尚未有統(tǒng)一適用的制度。近年來，寧夏財政廳在代理機構監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)，采購人、代理機構在政府采購檔案管理方面存在著諸多問題，如檔案長期由代理機構保管、遺漏缺失、個別檔案歸集為復印件等。為此，寧夏財政廳制定出臺《辦法》，對政府采購檔案管理的總體原則、檔案的歸集、管理、利用和銷毀等活動以及法律責任等作了細化規(guī)定，通過進一步強化政府采購檔案管理，在全區(qū)范圍內形成統(tǒng)一、規(guī)范的政府采購檔案管理體系，提高政府采購工作的質量，并為舉報投訴處理及統(tǒng)計數(shù)據(jù)提供有力的支撐。

根據(jù)《辦法》，政府采購檔案是指從采購活動開始至結束過程中形成的具有查考、利用和保存價值的各種紙質文字、圖紙、圖表、聲像及電子資料等不同媒質載體的歷史記錄。政府采購檔案實行“誰采購、誰負責”，各級采購人承擔本單位政府采購活動檔案歸集、管理、利用和銷毀的主體責任。

對于檔案的歸集，《辦法》指出，政府采購檔案的歸集應當包括：采購預算、采購需求、采購意向、采購計劃、委托代理協(xié)議、進口產品核準或備案、采購方式變更等前期文件資料；采購文件及其澄清、補充和修改、各類采購公告、資格預審、答疑等采購文件資料；投標文件、開標記錄、專家抽取、評審過程及報告等開標和評審文件資料；中標或成交文件資料；采購合同、履約驗收、質疑及答復、投訴處理等文件資料；其他與采購項目、采購過程及采購項目完成情況有關的文件資料。值得注意的是，通過政府采購網(wǎng)上商城、協(xié)議供貨、零星采購等方式開展的政府采購活動的檔案，可不按照相關規(guī)定，由采購人根據(jù)單位內控制度自行歸集。此外，政府采購檔案既可通過紙質方式，也可通過電子檔案方式歸集保存，鼓勵采購人、采購代理機構利用信息化手段歸集保存。

在檔案的管理方面，《辦法》明確，政府采購檔案保存期限為從采購結束之日起至少15年。采購人和采購代理機構可在委托代理協(xié)議中約定由采購代理機構負責暫時保管相關政府采購檔案，但保管期限最長不得超過該項目采購結束之日起一年。

政府采購檔案的利用和銷毀方面，《辦法》規(guī)定，財政、審計、巡視（查）、司法等部門因工作職責需要調閱、復制或摘錄政府采購檔案的，應填寫政府采購檔案登記表，經(jīng)該單位檔案管理人員審核、單位負責人批準后，由檔案管理人員抽調檔案，予以閱覽、復印或摘錄；因工作職責需要外借政府采購檔案的，應填寫政府采購檔案外借登記表，經(jīng)該單位檔案管理人員審核、單位負責人批準后辦理外借手續(xù)，外借時間最長不得超過一周。

保管期滿的政府采購檔案，采購人應按照以下三步驟有序進行檔案銷毀：第一，檔案管理人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見，并登記造冊；第二，銷毀意見應報單位負責人審核批準；第三，銷毀政府采購檔案時，應制定兩人負責監(jiān)銷，核對清點銷毀的檔案，防止檔案遺失和泄密，銷毀后監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽名。銷毀清冊（含銷毀清單及銷毀意見）保管期限為永久。