據美國國際戰略研究中心(CSIS)報告顯示,2012財年,美國聯邦政府在公共服務合同上的花費約3078億美元,較2011年的3315億美元的服務采購規模下降7%。與工程相關(FRS&C)的服務合同、專業行政管理支持(PAMS)合同以及研發(R&D)合同等三大服務領域采購規模較上一年度均出現下降。
然而,規模的下降并不能動搖美國作為全球最大服務購買者的地位,美國在公共服務領域的實踐已逾40年,覆蓋社會福利改革的各方面,一部近2000頁的《聯邦采購法》(FAR)事無巨細地描述了聯邦機構在從事采購活動中的各種規則。
權責統一的合同官制
各司其職、各行其是可謂美聯邦采購的一大特點。在美國,每個采購項目根據規定都設有首席合同官與專屬合同官,這些合同官掌握著簽署、管理甚至終止合同的大權,當然,這種大權仍在公眾的監督之下,供應商了解其參與的采購項目由誰操刀,合同官也需要對項目結果負責。
雖然合同官在采購過程中有著舉足輕重的地位,但美國政府通過法律對其權力與職責進行限制。合同官僅在其授權范圍內以合同的形式將政府與承包商約束起來,并在保證所有法律、行政命令、規章及包括批準和認可在內的其他程序都已滿足的情況下才能夠簽署合同。
井然有序的需求管理
在美國,采購從機構產生需求的那一刻便已開始,采購機構需要耗費大量精力投入到對需求進行管理的工作中——這也是整個采購生命周期的開端,包括進行充分的市場調研,確定市場供應是否能滿足機構需求,了解服務趨勢和市場價格,并根據已有信息制定詳盡的采購計劃。
當然,這些采購前的準備工作并不拘泥于某種形式,市場調研方式也是多種多樣。機構除與熟悉行內業務的人員了解市場供應能力外,還可通過查閱近期類似調查結果或參與行業、采購人員與客戶間的在線互動交流等方式獲取信息。甚至當公共服務采購不適用競爭方式時,市場調研還可用于確定需求中某些部分的競爭源。通過市場調研確定需求不僅能將市場供給與政府需求相互匹配,有助于機構在簡化服務采購程序中促進完全公開競爭,同時保證政府以最經濟有效方式獲得所需貨物。
而需求也只有在市場調研完成后才能最終確定并在需求確定后,立即制定采購計劃。計劃的制定一般在合同授予或下訂單的上一財年便開始。
為確保合同能在合法合規、同時實現任務需求的情況下及時進行,在聯邦總務署授權簽署服務合同時,機構必須提供詳盡的采購計劃,這份計劃通常包含項目執行與管理的全部戰略,力求以最優價格及時滿足機構需求,并清楚描述政府需求及采購適用條件。
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